Conditions générales d’utilisation

CGU : ensemble des présentes conditions générales d’utilisation y compris le corps du texte principal et ses annexes.

Compte Utilisateur : compte personnel créé, au moyen d’un identifiant, par un Utilisateur.

Force majeure : événement technique imprévisible, irrésistible et extérieur, hors du contrôle des Établissements Tutelles.

Métadonnées : informations décrivant un document publié (titre, sous-titre, résumé, nom de l’auteur, table des matières, bibliographie, ISBN/ISSN, DOI, URL, langue de publication, etc.). Le texte intégral ne constitue pas une Métadonnée.

Publication ou pré-publication : ensemble de documents fournis par un Utilisateur d’Episciences, diffusés sur la Plateforme et téléchargeables par tout Utilisateur. Il peut s’agir, sans que cette liste soit limitative, d’une revue, un livre, une série d’actes…

Plateforme : ensemble de l’infrastructure et de l’application gérées par Episciences et permettant la communication des Publications et des Métadonnées.

Évaluations : documents permettant d’évaluer le contenu scientifique des publications soumises à Episciences. Les critères de ces évaluations sont définis par les revues.

DOI : Digital Object Identifier, identifiant unique permanent.

Utilisateur(s) : toute(s) personne(s) qui utilise(nt) la Plateforme. Chaque utilisateur bénéficie d’un accès plus ou moins important aux services de la plateforme comme précisé dans l’annexe 1.

Les présentes CGU ont pour objet de définir :

• les conditions et modalités d’utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs

L’accès et l’utilisation de la Plateforme entraîne l’acceptation expresse et sans réserve des présentes CGU.

L’Utilisateur reconnaît avoir lu les présentes CGU et s’engage à les respecter.

Les CGU sont opposables aux Utilisateurs dès leur validation sur la Plateforme.

Les Organismes Tutelles se réservent le droit d’apporter aux CGU toutes les modifications qu’ils jugeront nécessaires ou utiles. Les nouvelles CGU seront notifiées aux Utilisateurs pour acceptation.

Les CGU entrent en application pour les Utilisateurs qui ont un Compte Utilisateur dès l’acceptation des CGU. Cet engagement prendra fin au jour de la clôture du Compte Utilisateur.

La Plateforme met à la disposition des Utilisateurs un ensemble de services permettant la mise en ligne de revues scientifiques sur la base de pré-publications et publications disponibles en archives ouvertes. Les services suivants sont notamment proposés :

• soumission de documents,
• gestion éditoriale,
• relecture des documents,
• publication de documents,
• gestion des mails,
• création de site web,
• administration d’une revue scientifique et de son processus de publication,
• envoi de courriels automatiques ou manuels,
• déclaration de DOI.

Modalités d’accès

Les Utilisateurs anonymes peuvent consulter le contenu public de la plateforme, principalement les documents publiés et leurs Métadonnées associées. Cette consultation ne nécessite pas de compte utilisateur. Les autres actions proposées par la plateforme sont liées à un ou plusieurs rôles définis ci-dessous. L’attribution d’un rôle nécessite un compte utilisateur.

Episciences définit différents rôles avec des droits associés à des fonctionnalités.

• Membre : toute personne ayant un compte sur le site web d’une revue hébergée par Episciences. Ne donne pas de droit particulier sur la revue.
• Relecteur : membre dont le rôle est de relire l’article pour lequel il a été sollicité et de fournir une recommandation à l’équipe éditoriale via une Évaluation en ligne. En fonction du paramétrage de la revue, il peut communiquer avec l’auteur.
• Rédacteur (Éditeur) : personne qui assure la gestion d’un article ainsi que sa publication. Ses privilèges dépendent du paramétrage de la revue. Il peut passer un article dans une section ou un volume, assigner des relecteurs, faire des suggestions (accepter ou refuser un article).
• Rédacteur (Éditeur) Invité : Rédacteur ayant la gestion d’un nombre limité de publications.
• Rédacteur (Éditeur) en chef : rôle qui possède tous les droits sur une revue. Il gère les utilisateurs et leur attribue les privilèges. Il gère les relecteurs et les articles. Il peut aussi configurer ou modifier le site web de la revue.
• Préparateur de copie : personne qui gère le processus de préparation de copie (copy editing) seul ou en relation avec l’auteur, pour aboutir à une version finale qui sera publiée par la revue.
• Secrétaire de rédaction : personne dont le rôle est de faire un premier tri dans les articles soumis. Elle peut refuser un article (s’il ne correspond pas aux objectifs de la revue par exemple) mais pas l’accepter. Elle peut gérer les utilisateurs (création de compte).
• Webmaster : personne responsable du site web de la revue. Cela inclut le paramétrage et le design du site.

Un tableau complet des actions possibles dans une revue, en fonction des rôles peut être consulté en Annexe 1. Il est également disponible depuis le site de chaque revue.

Soumission de publication

Les propositions de documents pour une revue doivent se faire dans l’ordre suivant :

1) Dépôt de la pré-publication dans une archive ouverte compatible :

• HAL
• arXiv
• CWI
• Zenodo

2) La proposition d’une pré-publication dans la revue à l’aide de l’identifiant de document est obtenue suite au dépôt dans une des archives ouvertes compatibles.

Pour avoir le droit de proposer un document à publier sur une des revues de la plateforme, l’Utilisateur doit :

• Certifier en être l’auteur, ou être mandaté par l’un des auteurs
• Certifier ne pas avoir publié/soumis ce document ailleurs

Des versions ultérieures du document publié pourront être demandées. En fonction des choix de la revue, ces nouvelles versions devront être déposées sur une archive ouverte ou sur la plateforme sous forme de fichiers à téléverser.

Soumission de rapport de relecture

Pour soumettre un rapport de relecture, l’Utilisateur doit accepter l’invitation à relire un document qui lui a été envoyé par courriel. Suite à l’acceptation de l’invitation, l’Utilisateur doit s’identifier par connexion ou création d’un compte sur la plateforme. Le rapport de relecture est un document à remplir selon des critères définis par chaque revue, sous sa responsabilité. En fonction des choix de la revue, chaque critère peut être accessible :

• uniquement au rédacteur en charge de l’article
• à l’auteur de l’article
• être rendu public

Ces niveaux de diffusion sont indiqués sur la grille de relecture de l’article pour chaque critère.

Prérequis techniques

L’Utilisateur s’engage en souscrivant aux présentes CGU à disposer d’une connexion internet sécurisée pour accéder à la Plateforme et à garantir la traçabilité des actions de l’Utilisateur de la Plateforme.

Obligation de l’Utilisateur

L’Utilisateur s’engage à respecter les présentes CGU et ses annexes. L’Utilisateur s’engage également à respecter l’ensemble de la documentation accessible sur la Plateforme portant notamment sur les modalités d’utilisation et les bonnes pratiques mises en place sur la Plateforme afin de garantir une harmonisation et une structuration des données fournies sur la plateforme dans l’intérêt de l’ensemble des organismes bénéficiant de l’accès à la plateforme.

L’Utilisateur s’engage à déposer sur la Plateforme des contenus qui répondent aux standards de sélection scientifique.

Tout manquement aux présentes conditions par l’Utilisateur est susceptible d’engager sa responsabilité et d’être sanctionné par la suspension, voire la résiliation, de l’accès à la Plateforme, ce que l’Utilisateur accepte expressément.

Si les CGU ne sont pas respectées par les Utilisateurs ou si les Publications publiées sur la Plateforme contreviennent à la loi, les Organismes Tutelles se réservent le droit de supprimer tout contenu ou Publications contrevenant au droit français.

L’ensemble du contenu de la Plateforme comprenant les textes, images, vidéo, données, code, … est protégé au titre du droit d’auteur et appartient aux Organismes Cotutelles à l’exception du contenu créé ou mis en ligne par l’Utilisateur lui-même.

Les Utilisateurs s’engagent à ne publier sur la Plateforme que les Publications dont ils sont les auteurs ou les Publications dont ils ne sont pas auteurs mais dont les propriétaires des droits les ont explicitement autorisés à les publier sur la Plateforme. Si l’auteur d’une Publication publiée sans son autorisation demande la suppression de cette Publication de la Plateforme, les Organismes Cotutelles informeront les Utilisateurs concernés et se réservent le droit de retirer la Publication de la Plateforme. Les Utilisateurs seront tenus d’apporter la preuve de l’autorisation de l’auteur de publier la Publication concernée par la demande de retrait.

L’accès libre et le droit d’utilisation accordés à l’Utilisateur ne confèrent aucun droit de propriété intellectuelle au profit de l’Utilisateur sur les contenus de celui-ci.

L’ensemble de la Plateforme relève de la législation française sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle. Tous les droits de reproduction et de diffusion sont réservés (sauf pour usage strictement privé), y compris pour les représentations iconographiques et photographiques.

Le principe de la courte citation doit être respecté sous réserve d’en mentionner l’origine par un lien vers la page citée (ou, à défaut, la page d’accueil) ou, dans le cas d’une reproduction sur support physique, par la mention de l’auteur et de l’adresse URL de la page citée.

Toute autre reproduction ou représentation, intégrale ou substantielle du contenu de la plateforme, par quelque procédé que ce soit, doit faire l’objet d’une autorisation.

Toute reproduction partielle ou totale sans l’autorisation préalable et écrite des établissements tutelles constitue une contrefaçon susceptible d’entraîner des poursuites judiciaires.

Nonobstant, certains contenus sont publiés sous licence libre selon les principes du libre accès. Il est entendu que ces contenus sont ouverts à la lecture et au téléchargement pour tous, sans limitation, et peuvent notamment être partagés ou réutilisés par l’Utilisateur, sous réserve des conditions de la licence.

La licence qui s’applique à chaque document téléchargeable est indiquée sur sa page de garde et/ou sur sa notice descriptive.

Marques – Logos

Les signes CNRS, Inria, INRAE et leurs mentions respectives « Centre National de la Recherche Scientifique », « Institut national de recherche en informatique et en automatique » et « Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement », et le logo sont déposés à titre de marque. Dans ce cadre, il est interdit à l’Utilisateur de faire référence aux dénominations sociales ou aux marques du CNRS, de Inria et de INRAE, à quelle que fin que ce soit, sans autorisation préalable, expresse et écrite des Organismes Cotutelles concernés.

Il est également interdit de faire référence aux noms et logos de la plateforme sans autorisation préalable des Organismes Tutelles.

Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur de la Plateforme est seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Plateforme et des Publications diffusées sur la Plateforme. Les Organismes Tutelles ne pourront pas être tenus responsables en cas d’erreur, de divulgation d’une information confidentielle, de défaut de complétude, d’absence de réponse, de résultat erroné, etc. généré par l’utilisation des services disponibles à partir de la Plateforme.

Les Organismes Tutelles ne pourront également pas être tenus responsables de tout arrêt du site web de la Plateforme ou de toute suppression des Publications ou Métadonnées de l’Utilisateur.

L’Utilisateur s’engage à informer le CCSD dès l’information par écrit de toute revendication, contestation des droits concernant la mise en ligne de l’une des Publications et de toute difficulté afin que le CCSD puisse retirer le contenu sans délai.

Responsabilités des Organismes Tutelles

Les Organismes Tutelles mettent tout en œuvre pour ouvrir aux Utilisateurs la Plateforme, mais ne sauraient garantir sa disponibilité permanente ou son absence totale de dysfonctionnements.

Les Organismes Tutelles s’engagent à corriger tout bug ou dysfonctionnement dont ils auraient connaissance dans les meilleurs délais.

Par ailleurs, les Organismes Tutelles se réservent la possibilité de limiter l’accès à tout ou partie de la Plateforme pour effectuer des opérations de maintenance, que ces opérations aient été planifiées ou prises pour des besoins d’urgence.

Les Organismes Tutelles utilisent des outils de sécurité performants du marché mais ne peuvent pas garantir de manière absolue l’Utilisateur contre l’absence d’intrusion frauduleuse de tiers dans l’environnement numérique de l’Utilisateur. En conséquence, les Organismes Tutelles ne sauraient engager leur responsabilité à raison d’actes de malveillance ou de l’intrusion frauduleuse d’un tiers sur la Plateforme.

Les Organismes Tutelles et l’utilisateur s’engagent à respecter les obligations légales et réglementaires leur incombant au titre du règlement Européen 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée à tout moment.

La nullité, l’illégalité ou l’inapplicabilité d’une ou plusieurs stipulations des présentes CGU n’affectera pas la validité, la légalité ou l’applicabilité de toute autre stipulation.

En cas de non-respect par l’Utilisateur de l’une quelconque des dispositions des présentes CGU, les Organismes Tutelles se réservent le droit, au regard de la gravité du manquement, de résilier ou de suspendre l’utilisation de la Plateforme par l’Utilisateur.

Dans l’hypothèse où il serait traduit en plusieurs langues, seul le texte français fera foi.

En cas de non-respect par l’Utilisateur des présentes CGU, les établissements tutelles se réservent le droit d’engager des poursuites. Les Organismes Tutelles peuvent, à leur entière discrétion, immédiatement et sans notification préalable, suspendre l’accès au Compte Utilisateur d’un Utilisateur.

Les cas de force majeure suspendront l’exécution des présentes CGU.

La partie invoquant un cas de force majeure en informe l’autre partie immédiatement par tous moyens dès qu’elle apprend la survenance de cet événement en fournissant toutes les preuves nécessaires et en expliquant la nature de la force majeure, en indiquant sa durée prévisible et en informant l’autre partie des mesures prises ou envisagées pour mettre fin à ce cas de force majeure. Elle doit également informer l’autre partie immédiatement et par tous moyens de la fin du cas de force majeure. L’autre partie a le droit de vérifier et de contrôler la réalité des faits allégués.

Si les cas de force majeure ont une durée d’existence supérieure à deux mois, les présentes CGU seront résiliées automatiquement, sauf accord entre l’Utilisateur et les Organismes Cotutelles.

Les présentes CGU sont régies par la loi française.

En cas de litige, les Organismes Tutelles et les Utilisateurs s’efforceront de résoudre leur différend à l’amiable.

En cas de désaccord persistant, les tribunaux compétents seront saisis.