Relances automatiques

Pour accéder à cette fonctionnalité, aller à Gérer la revue/Mails/Relances automatiques

Le lancement des relances automatiques fonctionne à partir de :

• Des délais paramétrés pour la revue  (voir Gérer la revue/Revue/Paramètres)
• Des paramétrages des rappels

Trois types de relance sont proposés :

• Invitation de relecteur sans réponse : permet de relancer un relecteur qui n’a pas répondu à une invitation.
• Rappel avant date de livraison de relecture : permet de rappeler la date limite à un relecteur qui a accepté l’invitation.
• Rappel après date de livraison de relecture : permet de relancer un relecteur ayant accepté l’invitation mais qui a dépassé le délai.

Pour paramétrer, cliquer sur “Créer une relance automatique”. Un écran s’affiche avec une liste de paramètres à définir pour les types de relances souhaitées :

Type : sélectionner le type de relance
Délai : champ obligatoire. Saisir un nombre de jours (la relance sera envoyée x jours après l’expiration du délai paramétré dans la revue).
Le nombre de rappels n’est pas limité : permet d’envoyer plusieurs rappels à des dates différentes.

Exemples :

• Un rappel automatique pour une absence de réponse à une invitation de relecture peut être envoyé 7 jours après l’invitation (définie dans Gérer la revue/Revue/Paramètres)
• Un rappel de la date limite pour une relecture peut être envoyé 5 jours avant cette date (définie dans Gérer la revue/Revue/Paramètres)
• Un premier rappel après la date limite de remise d’une relecture peut être envoyé 7 jours après cette date ((définie dans Gérer la revue/Revue/ Paramètres)
• Un deuxième rappel pouvant être paramétré pour être envoyé 14 jours après la date limite.

Personnalisation : sélectionner Template par défaut ou Template personnalisé. Le modèle personnalisable permet de modifier le texte du message.

Cliquer sur “Valider” pour enregistrer vos modifications. Une relance automatique est modifiable.

Les envois de rappels automatiques sont effectués tous les jours à 00:00.
Les messages sont consultables dans Gérer la revue/Mails/Historique.

 

Documentation Episciences.org. juin 2015